科技档案格式-《科学技术挡案案卷构成的般要求》（GBT113289）

杨中华毛京明/陆凤英23l,1目前,关于科技档案挡号的定义没有形成一个统的标准。档案界对此的理论讨论也只是停留在表面。而未从内涵加以揭示固此对于科技档案档号的认识有待于进一步提高。本文就对《科学技术挡案案卷构成的般要求》(GBT113289)(下简称《要求》)中的科技档案档号的定义作一分析,井提出笔者的观。求教于同行号。包括分类号,项目代号,案卷号”这是目前对科技档案挡号的最普遍,最权威的定义,它为科技挡案挡号提供了标准,但笔者认为它还存在一些不足之处;1《要求j中的科技档案挡号违背了定艾的原则,它没有揭示出科技挡案挡号的内涵,它只是对档号的一种解释。众所周知,定义是揭示出概念内涵的一种逻辑方法。在学术研究中,通常用能揭示事物本质属性的真实定义,其定义的方法是;被定义概念=种差+属概念,其中被定义概念”是指需要作出解释的摄念,”属技档案档号包括分类号,项目代号,案卷号的表述是不确切的。这句话很容易被理解成分类号,项目代号,案卷号都是档号。笔者认为,《要求》中的表述违背了定义明确性原则。事实上,档号是一个统一整体,只有把分娄号,项目代号,案卷号按一定的规则组织连接起来。才能组成档号。如分类号,它只是组成档号的一部分,若单独列出,不能表示它是档号,它也不能唯一的反映挡案实体的物理位置。

因此,只有把它与项目代号,案卷号连接起来,才能组成挡号。4。关于全宗号。《要求》中的科技档案档号的组成成分没有列出全宗号,就会鲐八一种误解,认为科技档案不是档案全宗的一部分,科技档案没有全宗。显然,这样说是不尊重事实的,就其实质而言,全宗就是一群具有相当数量又相互联系在一起的档案。科技档案与文书档案,都是人们社会实践的历史记录,固此,科技档案也是档案垒宗的重要组成部分,它不能脱离于全宗而存在。由此,笔者认为,在科技档案档号中应有全宗号,全宗号是组成科技档案档号不可缺少的一部分,并且只有这样,才能反映出科技档案的归属。5。关于项目代号《要求》把项目代号作为科技挡案档号的组成部分没有必要。所谓项目代号,是指产品,工程,课题,设备等的代字或代号。从某种意义上说,项目代号具有一定的检索意义,但是,并不是每个科技档案档号都有项目代号的。因此,它不是档号的必备成分。实际上,档号中若含有项目代号,也往往是分类号的一个层次,如科研档案项目任务设置二级娄目,井且类目代号由项目代号充当,那幺项目代号就肯定戚了1996年第1期相应的档号中分类号的一部分,因此,笔者认为,在档号中已有分类号,就根本不需列出项目代号了。

6。关于案卷号《要求》把科技档案档号中能提供和保管的最基本的单位的代号称之为案卷号”。笔者认为不妥。在科技档案中,案卷并不象文书档案中是能提供利用和保管的最基本的单位霍振礼在《档案与建设》1989年第3期发表的《关于案卷与保管单位概念的探讨》一文中提出,”案卷是档案材料中项目,课题或事件,问题为范围组成的文件集,是一组具有一定联系的文件材料,它Fh一个或多个保管单位组成。”“保管单位则是档案材科中能单独保管,调借的最小个体,是案卷的组成单位。”实际上,在科技档案的实体整理和保管利用的实践工作中,我们都是按保管单位来整理和提供利用的因此,我们可这样确定,科技档案档号中能保管和提供利用的最基本的单位代号应该是保管单位顺序号”而不是。案卷号”。二,科技档案档号的属性。任何事物都有其属性,且具有区别于其它事物的基本属性。因此要对科技档案档号下定义,就有必要揭示其内涵即其基本属性,笔者认为档号至少有四个属性。即唯一性,序列性,检索性,稳定性。其中唯一性是它的基本属性。所谓唯一性。就是指挡号所反映的科技档案实体位置是唯一的,即一个档号只能对应于一个位置的档案实体,而一个位置的档案实体也只能Fh一个档号反映,即两者具有一一对应性。

如图一;(对象名称代号)l工程性质类别代宇I二档案j号档案种类代字I(设计档案)。J如K21。S。b。45。2这个科技档案挡号,只对应于工厂关于办公楼建筑工程设计档案中的施工设计阶段这个保管单位的档案,而这个保管单位的档案也只能FhK21。5。b。45。2这个挡号反映,若按其它档每找,?17?就找不出这份档案,这正是挡号与其它档案的编号的区别之处如分类标引中的档案编号——分类号,它对应的档案实体不是一个,而是一类,即它与档案是。。’一对多”的关系。系列性是指科技档案档号是Fh一系列代宇或代号接一定顺序组成的统一整体检索性就是指档号具有检索功能。如通过K21。s。b。45。2这个档号可检索出它所反映的科技档案的实体位置,可取得检索者所需的档案信息稳定性是指科技档案档号一旦形成就不可轻易变动。否则以档号为基础编制的检索工具就会失去效用。三,科技档案档号的定义。通过对《要求》中科技档案档号及其属性的分析,我们可以给科技档案档号下这样一个定义科技档案档号是指能唯一地反映科技档案实体位置,Fh特定顺序的一组字母或数字组成的档案的编号,它Fh全宗号,类别号,保管单位顺序号,件号组成它有下几个含义:(1)它指出了科技档案档号的基本属性——唯一性(2)它符合定义的要求,反映出被定义项档号的内涵。

(3)指出档号的上位类是档案的编号。(4)它Fh全宗号,类别号,保管单位顺序号,件号组成。四,关于科技档案档号组成成分的几点说明。1一垒宗号。这里所指的全宗号,并不单指按立档单位划分形成的全宗号,它还包括按某种联系(如学科属性)划分成的垒宗号。因为在档案馆档案构成的档案垒宗有两种,综合档案馆的科技档案,多为按立挡单位划分的主体全宗,而只收集科技档案的专门档案馆内多为按广义的来源原删”即源于同一社会实践活动的过程组成的客体垒宗。因为在不少专门档案馆中,他们只接收立档单位中的科技档案,而不是立挡单位的全部档案。它就不会也不可能按立挡单位为标准捌分为全宗,而是按某种联系组成了档案集合体科技档案格式,即前述的客体垒宗。因此对于专门性档案馆来说,其科技档案档号中的垒宗号不是按立档单位为标准划分的全宗号,而是按其社会实践活动的联系来划分的垒宗号。事实上,随着科学技术的发展,特别是计算机在档案领域的运用,按这种属性划分形成的垒宗号有利于族性检索。当然。选择哪种垒宗号,就要视各档案馆的具体情况而定。2。类别号。笔者把垒宗号之下,保管单位顺序号之上的分类号改为类别号,主要与档案着录标引的分类号相区分。我们知道,在档案类分中,存在着两种分类号。

即对档案实体分类后赋予的分类号与用于档案着录标引的分类号,两者具有部分重合性,但两者是不一致的,它们采取的分类方法基本上是互相排斥的,前者是在一个档案馆(室)的实体分类基础上标引出的微观分类号,?18?档案学研究对乡镇农技站农业科技档案工作之管见随着找国改革事业的深入发展,社会主义市场经济体制的逐步确立科技档案格式,处于农业第一线的乡镇农技站的农业科技档案工作。在农村经济商品化,市场化大潮的冲击下,如何融入市场经济求得发展,迎接挑战搞好服务。为科技兴农作出贡献,找们认为必须处理好如下三个关系,收集与整理并举,重在收集乡镇农技站在建立农业科技档案工作的过程 中,应提出收集与整理工作并举,并特别注重农 业科技档案资料的收集。这不仅因为收集工作 是档案工作环节中的首要一环,是档案整理的 物质基础和开展档案咨询服务的前提;而且因 为农业科技文件材料形成的地点有机关,有田 间;内容有汇集,总结。有原始记录;作者有集 体,有个人;课题有成功和失败的;时间有长有 短,情况复杂。更主要的是乡镇农技站人员的 活动极具分散性,单一性,其文字材料极易流失 或为农技人员个人携带,稍纵即逝。如果不注 重抓好档案材料的收集,乡镇农技站的农业科 技档案建设就会成为无源之水,无本之木,档案 整理就是一句空话。

岳阳县在乡镇农技站农业 科技档案室的建设中,就曾特别注重从农技干 部个人手中收集诸如试验示范方案,总结,调查 }[报等材料,确系专业技术人员个人从事科学 研究,生产实践的材料,采取付给”稿费”收集的 方法,这样,有效地保证了农技站农科档案的完 整,齐全。 在收集过程中,还要特别注意搜集和保存 农业科技情报和信息资料。这不仅是充实档案 室藏的需要,也是加大信息量为农业市场化服 务的需要农业的市场机制越强,其借鉴情报 信息而获得成功,求得发展的可能性也越大。 后者是属于在《中国档案分类法基础上标弓『出的宏观 分类号。显然对两种分类号不加区分。就易于混淆。 因此笔者建议将对档案实体分类后形成的分类号与行 业标准《档案基本工作术语》(DAT1—92)档号概念中 的。类别号”一致。秫作”类别号”。 3。件号。目前在科技档案着录标引中,有多种格 式,案卷级,保管单位级,文件组合级,文件级,它们都需 着录档号,文件级着录标引的档号项中,若不注出件号, 就会对保管单位由每一份文件具体位置无法反映。国 此t为能准确的反映出保管单位内每一份档案的具体位 置。笔者建议加上件号。它只作为选择项。而不是必注 项,因为它在案卷级,保管单位级的着录格式中就没有 必要注出另外,填制保管单位封面和案卷目录中档号 项时,也没有必要且不可能注出国此件号注与不注要 枧具体情况决定’ 参考文献 j。

国家挡案局综音科教司法规标准处编档案工作标准 汇编(一)。中国标准出版社1992版。 2。陈作明:科学技术档案管理学{。档案出版牡]989年 4任存志:理顺档号》,《档案学通讯》19P3年第1期5。文荣;《谈科技档案档号,,档案学研究》1P93年第4 6。和宝荣:《论档案分类与挡号编制原则》中国档案{1994年第3期 (作者:杨中华,国防科I委绵阳档案馆助 理馆员;毛京明,该馆管理利用室主任,馆;陆 风英,该馆割馆长,馆)